База данных – это динамически обновляемая информационная модель некоторой предметной области. Современные базы данных создаются и эксплуатируются при помощи систем управления базами данных (СУБД). База данных Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде множества связанных между собой таблиц.

При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей базы данных, которые будут в ней использоваться.

Основные типы полей баз данных Access

·Текстовый- В таком поле по умолчанию может храниться до 256 символов.

·Числовой- Содержит числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов.

·Дата / время - Содержит значение даты и времени.

·Денежный- Включает денежные значения и числовые данные до пятнадцати знаков целой части и четырех знаков дробной части.

·Поле MEMO - Длительный текст, например, некоторое описание или примечание. Максимальная длина — 65 535 символов.

·Счетчик- Специальное числовое поле, в котором СУБД присваивает уникальный номер каждой записи.

·Логический.Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл. Длина поля 1 бит.

·Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding - технология вставки и связывания объекта) - Это поле может содержать любой объект электронной таблицы, документ Microsoft word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате, внедренные или связанные с СУБД.

·Гиперссылка- Может содержать строку, состоящую из букв и цифр, представляющую адрес сайта или web - страницы.

·Мастер подстановок - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или содержащего набор постоянных значений.

Разрабатываемая база данных в Access должна содержать сведения о следующих объектах:

·Информацию о территориях (населенных пунктах)

·Информацию о фирме и сотрудниках

·Информацию о поставщиках и заказчиках

·Информацию о наборах и их деталях

·Информацию об упаковке набора и торговой наценке

·Информацию об ингредиентах, входящих в состав

·Информацию о заказах

 

1. Информация о территориях

Данные этой таблицы используются для указания населенного пункта, в котором расположена посредническая фирма, заказчик или поставщик.

Неразумно повторять для каждой записи о заказчике или о поставщике наименование населенного пункта, в котором он находится. Это вызовет множество ошибок при вводе данных. Гораздо рациональнее иметь отдельную таблицу, в которую однократно вводится название населенного пункта и ему присваивается код (первичный ключ).

Эта таблица может содержать, как минимум, три столбца:

·Код населенного пункта

·Название населенного пункта

·Междугородный телефонный код

 

2. Информация о фирме и сотрудниках

В этой таблице хранятся все реквизиты фирмы, в том числе банковские реквизиты, полный почтовый адрес, сведения о руководстве, контактная информация.

Таблица Сотрудники содержит следующие поля:

1.Код сотрудника

2.Фамилия, имя, отчество

3.ФИО (Фамилия с инициалами)

4.Должность

5.Код населенного пункта

6.Рабочий телефон

7.Факс

8.Адрес электронной почты

9.Кому подчиняется (код сотрудника-начальника)

10.Домашний телефон

11.Мобильный телефон

12.Почтовый индекс

13.Наименование улицы, номер дома, квартиры

14.Дата рождения

15.Дата приема на работу

16.Фотография

17.Примечания

Информация о фирме (таблица Посредническая фирма) будет содержать следующие поля:

1.Полное наименование фирмы

2.Краткое наименование фирмы

3.Юридический адрес

4.Город

5.Почтовый индекс

6.Фактический адрес

7.ИНН

8.КПП

9.Примечание

 

3. Информация о поставщиках и заказчиках

Информация хранится в двух отдельных таблицах Поставщики и Заказчики. Состоят из следующих полей:

1.Код (Поставщика или Заказчика)

2.Полное наименование фирмы

3.Сокращенное наименование фирмы

4.Почтовый индекс

5.Код населенного пункта

6.Наименование улицы, номер дома, корпуса, офиса

7.Фамилия и инициалы руководителя фирмы

8.Контактный телефон

9.Факс

10.Адрес электронной почты

11.Фамилия, имя, отчество сотрудника фирмы для контактов

12.Адрес сайта в интернете

13.ИНН

14.КПП

15.Примечания

 

4. Информация о наборах

Информация о наборах содержится в таблице Наборы, которая состоит из следующих полей:

1.Код набора

2.Наименование

3.Описание

4.Примечания

 

5.Информация об упаковке набора и торговой наценке

Эта информация содержится в таблице Виды упаковки.

Поля таблицы:

1.Наименование вида упаковки

2.Наценка за упаковку

3.Торговая наценка

4.Примечания

 

6. Информация об ингредиентах, входящих в состав конфет

Так как все конфеты входящие в набор шоколадные, появляется таблица Шоколад, состоящая из:

1.Код сорта шоколада

2.Наименование сорта шоколада

Шоколад является не единственным ингредиентом. Добавим в конфету еще орех и начинку.

Структура таблицы Орех:

1.Код сорта ореха

2.Наименование сорта ореха

Структура таблицы Начинка:

1.Код сорта начинки

2.Наименование сорта начинки

Структура таблицы Конфеты:

1.Код конфеты

2.Наименование

3.Сорт шоколада

4.Сорт ореха

5.Сорт начинки

6.Вес

7.Стоимость

8.Описание

9.Примечания

 

7. Информация о заказах

Таблица Заказы может иметь следующую структуру:

1.Код заказа

2.Код заказчика

3.Дата заказа

4.Дата оплаты

5.Номер платежного поручения

6.Код сотрудника, ведущего заказ

7.Примечания

После того как фирма примет заказы, они группируются в Заявки по поставщикам, видам наборов и видам упаковки.

 

Таблица Заявки состоит из:

1.Код заявки

2.Код поставщика

3.Начало периода

4.Окончание периода

5.Дата заявки

6.Номер платежного поручения

7.Код сотрудника, ведущего заявку

8.Примечания

 

Использование баз данных Access и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций.Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.

Данная база данных позволяет легко найти необходимого клиента, помочь ему в выборе страны, города. Удобный интерфейс программы, с оной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны представляет пользователю информацию о клиентах.