Информационные технологии в настоящее время являются ключевым фактором повышения эффективности управления, чему способствовало снижение стоимости и повышение мощности аппаратного обеспечения, внедрение информационных технологий обработки данных, разработка разнообразного эффективного программного обеспечения, широкое распространение Интернета. Все это сделало экономически обоснованным и целесообразным использование вычислительной техники в экономике и управлении как государственными, так и коммерческими организациями. Подавляющее большинство современных организаций внедряет автоматизированные системы бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования и т.д. Следствием этого становится потребность организаций в квалифицированных кадрах, обладающих навыками управления информационными системами и технологиями. Так что же такое информационные технологии?
Информационные технологии- это системы взаимосвязанных методов и способов сбора, хранения, накопления, поиска, обработки информации на основе применения средств вычислительной техники.
Самой распространенной информационной технологией является набор офисных программ обработки информации MS Office. В нее входят следующие программы:
- Microsoft Access
- Microsoft Communicator
- Microsoft Excel
- Microsoft InfoPath
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Publisher
- Microsoft Word
- Microsoft Groove
- Microsoft OneNote
- Microsoft Outlook
Рассмотрим сущность информационный технологии на примере Microsoft Word.
Работа со служебными документами — неотъемлемая часть деятельности любого предприятия. В сфере экономики и управления актуальной является автоматизированная обработка больших объемов текстовых данных, так как хозяйственная деятельность регламентируется множеством нормативно- правовых документов, что подразумевает создание договоров, отчетов и др.
В деятельности управленца и экономиста текстовые редакторы используются и для информационного поиска и анализа данных. Имея дело с большими массивами текстовой информации, пользователь, соблюдая принципы оперативности, полноты и достоверности информации, целесообразности всех операций с документами, может:
- анализировать и обрабатывать данные;
- осуществлять информационный поиск по интересующему вопросу;
- осуществлять аналитический поиск, включающий сопоставление формализуемых характеристик текстов.
Следовательно, основной задачей автоматизированных информационных систем является обработка, поиск и упорядочение информации за счет использования совокупности средств и методов сбора, обработки, передачи и хранения информации. Такие системы предназначены для автоматизации экономических и управленческих задач. Текстовый процессор MS Word, не являясь собственно информационной системой, предоставляет удобные средства поиска, ввода информации, автозамены и модификации данных, создания макросов, разработки таблиц и форм, а также организации вычислений в них.
В MS Office существует лента, предназначенная для облегчения доступа к командам. Она состоит из вкладок, связанных с определенными объектами и ориентированных на выполнение конкретных задач. Каждая вкладка состоит из групп взаимосвязанных элементов управления, которые разбивают задачу на отдельные составляющие. Группы, в свою очередь, содержат кнопки команд, служащие для отображения меню команд (рис. 1.1).
Основные команды по работе с документом содержатся в кнопке MS Office, которая расположена в левом верхнем углу окна приложения и служит для вызова основного меню. Для изменения настроек и параметров приложения служит кнопка Параметры (рис. 1.2)
Например, кнопка Параметры Word позволяет настроить параметры экрана, правописания, сохранения, выставить необходимые кнопки на панель быстрого доступа и т.д.
Информационные технологии предназначены для предоставления пользователям технических, программных и информационных средств для повышения эффективности экономических и управленческих процессов, сокращая время обработки большого количества данных, структурируя информацию и т.д. Мы увидели это на примере MS Word.